Ist die Due Diligence eingebettet in ein Verfahren zur Übernahme von Unternehmen oder Vermögen Dritter bedarf es neben einen Auftrag an die eingeschalteten Berater im Wesentlichen eines Abschlusses einer Vertraulichkeitsvereinbarung (Non Disclosure Agreement – NDA) mit mit Zielunternehmen / Vermögensinhaber, da die Prüfer Zugang zu sehr sensiblen kaufmännischen und rechtlichen Daten und Informationen über ein Unternehmen oder eine Organisation erhalten. Dazu gehören bspw. personenbezogene Daten, Kunden- oder Lieferantendaten, Finanzdaten und andere geschäftliche Informationen. Diese Daten müssen angemessen geschützt und für deren Vertraulichkeit und Integrität muss sowohl rechtlich als auch tatsächlich gesorgt werden.
Auch empfiehlt sich eine gesonderte Verfahrensvereinbarung zum Ablauf der Due Diligence abzuschließen, um deren Spielregeln festzulegen. Insbesondere ist festzulegen, wer und in welchem zeitlichen Rahmen die DD durchführt. Schließlich sollte in einer solchen Vereinbarung auch festgehalten werden, welche Personen auf welcher Seite die ausschließlichen Ansprechpartner sind und wie der Frage-Antwort-Prozess (Q&A-Prozess) nach der Prüfung und Bewertung der vorgelegten Dokumente stattfindet. Der Q&A-Prozess ist notwendiger Teil der Due Diligence, zur Validierung oder Schärfung der auf Ebene der eingesehenen Dokumente erlangten Erkenntnisse. Der Q&A-Prozess kann im Einzelfall durch persönliche Management-Meetings abgerundet werden.
Standardmäßig werden die abgefragten und zu prüfenden Daten in einem elektronischen bzw. virtuellen Datenraum (Data Room) ausgetauscht. Bei der Auswahl des Anbieters der Datenräume ist darauf zu achten, dass die Unterlagen unveränderlich bleiben, die Daten- und Dokumentenstruktur revisionsfest archiviert werden können und die Nutzerzugriffe zeitlich wie persönlich dokumentiert werden. Dies ist notwendig, um in späteren rechtlichen Auseinandersetzungen über etwaige Garantieverletzungen oder Objektmängel darlegen zu können, wer, wann von welchen Informationen Kenntnis erlangt hat.
Die Prüfung selbst beginnt dann in der Regel mit der Übermittlung der Due Diligence Checklisten der jeweiligen Fachgebiete. Diese Checklisten beinhalten thematisch geordnet eine Übersicht der erbetenen Auskünfte, die sowohl die Vorlage von Dokumenten als auch die Beantwortung von Fragen betreffen kann.
BGH schärft zu Lasten des Verkäufers schadenersatzbewehrte Aufklärungspflichten in Due Diligence Prüfungen
/von Christoph Schmitz-SchunkenIn Due Diligence Prüfungen stellt der Verkäufer auf Anforderung des Kaufinteressenten Daten, (Original-) Unterlagen und Auswertungen in Bezug auf das Kaufobjekt im Regelfall in virtuellen Datenräumen zusammen.